ULTRASONIDOESTUDIO S.A.S. en atención a su interés de informar a sus usuarios sobre el tratamiento de sus datos personales, se permite formular el presente texto con el fin de dar cumplimiento a la regulación vigente y definir el marco para la atención de consultas y reclamos acerca del tratamiento de los datos de carácter personal que recoja y maneje, de conformidad con la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y las demás normas que los adicionen o modifiquen.

El derecho al Hábeas Data de acuerdo con la ley, es el que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada, buscando garantizar a todos los ciudadanos el poder de decisión y control sobre su información personal. En este sentido, ULTRASONIDOESTUDIO S.A.S. procede a definir estas políticas teniendo en cuenta que, para el desarrollo de su quehacer, debe recopilar y tener acceso a datos personales de sus clientes, proveedores, dependientes, entre otros, en calidad de responsable y encargado del tratamiento. En virtud de esta política, ULTRASONIDOESTUDIO S.A.S., se compromete a hacer uso de los datos basándose en un tratamiento de información personal responsable, para la recolección, almacenamiento y desarrollo de cualquier actividad en la que se incluyan datos personales. Así mismo, ULTRASONIDOESTUDIO S.A.S. reconoce los derechos que cada usuario tiene de conocer, actualizar, rectificar y revocar sus datos personales de las bases de datos que posea en calidad de responsable y encargado del tratamiento.

En caso de que ULTRASONIDOESTUDIO S.A.S. contara con encargados del Tratamiento de datos personales, se compromete a suscribir con ellos un contrato para el tratamiento de datos personales bajo su control y responsabilidad, en el cual se definirá el alcance del tratamiento, las actividades que el encargado realizará por cuenta del responsable para el tratamiento de los datos personales y las obligaciones del encargado para con el titular y el responsable.

1. NORMATIVA LEGAL APLICABLE

La presente política de tratamiento de datos personales se rige por lo prescrito en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, su decreto reglamentario 1377 de 2013 y las demás normas que los complementen o modifiquen y que regulen la protección de los datos personales y establece las garantías y mecanismos legales que deben cumplirse en Colombia para el debido tratamiento de esta información.

II.            OBJETO

ULTRASONIDOESTUDIO S.A.S. a través de la creación e implementación de este documento, establece las pautas y políticas obligatorias que garantizarán la protección de los datos personales de los titulares, así como la finalidad de la recolección de la información, los derechos de los titulares, área responsable de atender las quejas y reclamos, y los procedimientos que se deben agotar para conocer, actualizar, rectificar y suprimir la información por parte de los titulares en el territorio de Colombia.

El presente documento aplica a todas las bases de datos personales que sean administradas por ULTRASONIDOESTUDIO S.A.S. a través de sus administradores o apoderados y serán aplicables a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento por parte de ULTRASONIDOESTUDIO S.A.S. incluyendo, pero sin limitarse a bases de datos de empleados, ex empleados y aspirantes a empleados, proveedores, ex proveedores, potenciales proveedores, clientes actuales y prospectos, con las limitaciones y restricciones que la propia ley establece, ysiempre que no se trate de información pública.

III.           DEFINICIONES

Para efectos de la presente política de tratamiento de datos personales deberán tenerse en cuenta las siguientes definiciones legales:

1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
2. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

3. Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el responsable que se pone a disposición del titular para el tratamiento de sus datos personales. En el Aviso de Privacidad se comunica al titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y la finalidad del tratamiento que se pretende dar a los datos personales y los derechos que le asisten como titular.
4. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

5. Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales o sentencias judiciales que no estén sometidas a reserva.
6. Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
7. Dato sensible: Se entiende por dato sensible aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
8. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
9. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
10. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
11. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. 

12. Registro Nacional de Bases de Datos: es el directorio público de las bases de datos sujetas a tratamiento que operan en el país.
13. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
14. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

IV.          RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO

Se establece que el responsable del tratamiento de datos personales es ANDRÉS FELIPE ALZATE ORTIZ actuando en representación de la sociedad comercial ULTRASONIDOESTUDIO S.A.S., identificada con el Nit N° 900.343.180 – 4, con domicilio social principal en la ciudad de Medellín (Colombia), Teléfono: +57 (4) 4444873. Correo electrónico de contacto: administrativo@ultrasonidoestudio.com. Página web: https://www.ultrasonidoestudio.com/.

V.            ÁMBITO DE APLICACIÓN

El presente documento aplica a todas las bases de datos personales que se encuentren en poder de ULTRASONIDOESTUDIO S.A.S. y serán aplicables a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento por parte de ULTRASONIDOESTUDIO S.A.S. con las limitaciones y restricciones que la propia ley establece, y siempre que no se trate de información pública.

VI.          PRINCIPIOS

La política de manejo de datos personales de ULTRASONIDOESTUDIO S.A.S. se regirá por los siguientes principios que tienen su consagración legal en la Ley Estatutaria 1581 de 2012:

1. Legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento de datos personales que realiza ULTRASONIDOESTUDIO S.A.S. se encuentra regulado mediante ley nacional y es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.

• Finalidad: El tratamiento de los datos personales realizado por ULTRASONIDOESTUDIO S.A.S. obedece a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución Política de Colombia y la Ley, la cual debe ser informada al titular.

• Libertad: El tratamiento de los datos personales sólo puede realizarse por ULTRASONIDOESTUDIO S.A.S. con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

• Veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento por parte de ULTRASONIDOESTUDIO S.A.S. debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

• Transparencia: En el tratamiento de los datos personales que realice ULTRASONIDOESTUDIO S.A.S. debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernen.

• Acceso y circulación restringida: El tratamiento realizado por ULTRASONIDOESTUDIO S.A.S. se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.

• Seguridad: La información sujeta a Tratamiento por ULTRASONIDOESTUDIO S.A.S., se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

• Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.

VII.         NATURALEZA DE LA INFORMACIÓN PERSONAL RECOPILADA

La presente política de tratamiento de datos personales se refiere a la información que permite que el titular sea identificado o identificable. Esta información personal incluye, entre otros, y para el caso particular de ULTRASONIDOESTUDIO S.A.S., su nombre, empresa en la que trabaja, área o departamento al que pertenece, número de identificación, número telefónico, dirección de correo electrónico, ciudad de residencia, entre otros. Adicionalmente también podrá recopilarse información de diferentes fuentes incluyendo, sin limitarse a ellas, bases de datos públicas e información de terceras partes a las que haya dado su permiso para compartir información. Este tipo de información que podrá obtenerse de dichas fuentes incluye, nombre, edad, dirección, teléfono, cargo, ciudad de residencia, entre otros.

VIII.       PROPÓSITO DE ULTRASONIDOESTUDIO S.A.S. CON LAS BASES DE DATOS

ULTRASONIDOESTUDIO S.A.S. es un estudio de producción musical y audiovisual de la ciudad de Medellín, dedicado a la creación de contenidos intelectuales como: locuciones, jingles, animaciones 2D, audioguías, podcasts, desarrollo de apps, canciones institucionales, entre otras creaciones hechas a la medida para cada uno de sus clientes.

ULTRASONIDOESTUDIO S.A.S. requiere, para el desarrollo de su actividad y sus relaciones con terceros, entiéndase por estos clientes, empleados, proveedores, seguidores, acreedores, entre otros, recopilar constantemente datos para diversas finalidades.  En este entendido, los usuarios aceptan suministrar la información solicitada para los siguientes fines:

• Procesar compras y pedidos tramitados tanto en medio físico como digital, y cualquier otro medio por conocerse;

• Almacenar los datos personales en las bases de información de ULTRASONIDOESTUDIO S.A.S.

• Promocionar eventos, cursos, capacitaciones, entre otros, relacionados con los productos y/o servicios ofrecidos por ULTRASONIDOESTUDIO S.A.S.

• Para efectos de publicidad, descuentos, promociones, sorteos, entre otros, relacionados con los productos y/o servicios ofrecidos por ULTRASONIDOESTUDIO S.A.S.

• Efectuar encuestas de opinión respecto de los productos y/o servicios ofrecidos por ULTRASONIDOESTUDIO S.A.S.

• Aplicar estrategias de redes sociales de ULTRASONIDOESTUDIO S.A.S.

• Gestionar obligaciones y/o compromisos contractuales o extracontractuales de ULTRASONIDOESTUDIO S.A.S.

• Analizar perfilamiento sobre tendencias y preferencias de los clientes de ULTRASONIDOESTUDIO S.A.S.

• Transferir los datos o información parcial o total a sus empresas, entidades aliadas y/o entre proyectos representados por ULTRASONIDOESTUDIO S.A.S.

• Mantener contacto para informar acerca de servicios, envío de boletines, programación de eventos, campañas, y contenidos relacionados con las actividades que desarrolla dentro de su objeto social.

• Extender la información que obtenga en los términos de la ley de habeas data, a las empresas con las que contrata los servicios de captura, almacenamiento y manejo de sus bases de datos previas las debidas autorizaciones que en ese sentido obtengan, entendiéndose en todo caso que esta autorización está dada al aceptar la recolección y tratamiento de los datos.

• Clasificar, ordenar, separar la información suministrada por el titular de los datos.

• Efectuar investigaciones, comparar, verificar y validar los datos que obtenga en debida forma con centrales de manejo de datos de cualquier índole.

• Obtener, almacenar, compilar, intercambiar, actualizar, 
recolectar, procesar, copiar, fijar, reproducir y/o disponer de los datos o información parcial o total de aquellos titulares que le otorguen la debida autorización en los términos exigidos por la Ley y en los formatos que para cada caso estime convenientes, entendiéndose en todo caso que esta autorización está dada al aceptar la recolección y tratamiento de los datos. 

• Enviar regalos, material publicitario, merchandising, artículos publicitarios.

• Realizar actividades con fines administrativos, comerciales, promocionales, informativos, de mercadeo y ventas.

• Realizar búsquedas para un conocimiento más cercano con todos sus seguidores, clientes, proveedores, empleados y terceros vinculados.

• Preparar estudios de mercado, actividades de georreferenciación y estudios estadísticos.

• Dar cumplimiento a las obligaciones legales de información a los entes administrativos, así como a las autoridades competentes que así lo requieran. 

• Registrar con fines estadísticos, de medición, control y mejora en el rendimiento, la información referente a las acciones realizadas por sus usuarios; entre ella se encuentra y no se limita a las visitas al sitio web de ULTRASONIDOESTUDIO S.A.S., el tiempo permanecido en ellas, los enlaces seleccionados, los términos de búsqueda introducidos y cualquier otra acción que realice para conectarse con ULTRASONIDOESTUDIO S.A.S.

• Compartir con terceros que colaboran con ULTRASONIDOESTUDIO S.A.S. y que, para el cumplimiento de sus funciones, deban acceder en alguna medida a la información, tales como proveedores de servicios de mensajería, entidades públicas, privadas, entre otros. En algunas ocasiones podrá compartirse información personal con sociedades vinculadas y/o con terceros asociadas para llevar a cabo el desarrollo del objeto de la marca, también podrá compartirse información si ULTRASONIDOESTUDIO S.A.S. cree que es razonablemente necesario para protegerse o proteger a cualquiera de sus usuarios o el público en general. Con excepción de lo descrito anteriormente, ULTRASONIDOESTUDIO S.A.S. nunca revelará Información personal a ningún tercero para fines de marketing y/o publicidad, a menos que haya otorgado su consentimiento expreso para tales fines, en todo caso el mismo se entenderá otorgado con la aceptación a los términos de esta política al registrarse en este sitio web.

• Para los demás fines comerciales o del giro ordinario de los negocios de ULTRASONIDOESTUDIO S.A.S.

IX.          AUTORIZACIÓN Y ADVERTENCIA EN EL SUMINISTRO DE INFORMACIÓN

Con relación al suministro de información por parte del titular y en favor de ULTRASONIDOESTUDIO S.A.S., deberán tenerse en cuenta las siguientes consideraciones:

1. AUTORIZACIÓN PREVIA DEL TITULAR DE LOS DATOS

Salvo las excepciones previstas en el artículo 10 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, para el tratamiento de los datos personales, ULTRASONIDOESTUDIO S.A.S. requerirá de la autorización previa e informada del titular de los datos personales, la cual será obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

2. DATOS SENSIBLES

El titular tiene derecho a no suministrar información sensible solicitada por ULTRASONIDOESTUDIO S.A.S. relacionada entre otros, con datos sobre su origen racial o étnico, datos relativos a la vida sexual, a la salud y los datos biométricos, es decir aquellos que permiten identificar a una persona por sus rasgos físicos, de voz, de movimiento, tales como: fotos, huellas, firmas, etc., o datos relacionados con su convicción religiosa o filosófica, así como orientación política.

 ULTRASONIDOESTUDIO S.A.S. les recomienda a sus usuarios abstenerse de remitir información de carácter sensible que no sea necesaria para entablar su relación con la sociedad comercial.

En el caso de datos sensibles del titular y de conformidad con lo establecido en los artículos 6 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y 6 del Decreto 1377 de 2013, ULTRASONIDOESTUDIO S.A.S. no efectuará el tratamiento de datos sensibles, excepto cuando:

• Haya autorización explícita del titular o representantes legales, de forma escrita para el tratamiento de los datos sensibles, salvo en los casos que por Ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
• El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado, caso en el cual los representantes legales deberán otorgar su autorización.
• El tratamiento se refiere a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
• El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica, casos en los cuales deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de la identidad de los titulares.

3. MENORES DE EDAD

El suministro de los datos personales de menores de edad es facultativo y debe realizarse con autorización de los padres de familia o representantes legales del menor de forma escrita.

• CASOS EN LOS CUALES ULTRASONIDOESTUDIO S.A.S. NO REQUIERE AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES QUE TENGA EN SU PODER

• Cuando la información sea solicitada a ULTRASONIDOESTUDIO S.A.S. por una entidad pública o administrativa que esté actuando en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• Cuando se trate de datos de naturaleza pública debido a que éstos están protegidos por el ámbito de aplicación de la norma.
• Eventos de urgencia médica o sanitaria debidamente comprobados.
• En aquellos eventos donde la información sea autorizada por la ley para cumplir con fines históricos, estadísticos y científicos.
• Cuando se trate de datos relacionados con el registro civil de las personas debido a que esta información no es considerada como un dato de naturaleza privada.

• A QUIENES SE LES PUEDE ENTREGAR INFORMACIÓN SOBRE LOS DATOS PERSONALES OBJETO DE TRATAMIENTO POR PARTE DE ULTRASONIDOESTUDIO S.A.S.

• A los titulares de los datos, sus herederos o representantes en cualquier momento y a través de cualquier medio cuando así lo soliciten a ULTRASONIDOESTUDIO S.A.S. o a través de sus administradores.
• A las entidades judiciales o administrativas en ejercicio de funciones que eleven algún requerimiento a ULTRASONIDOESTUDIO S.A.S. para que le sea entregada la información.
• A los terceros que sean autorizados por alguna ley de la República de Colombia.
• A los terceros a los que el titular del dato autorice expresamente entregar la información y cuya autorización sea entregada a ULTRASONIDOESTUDIO S.A.S.

XII.         DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

Como responsable del tratamiento, ULTRASONIDOESTUDIO S.A.S. tiene los siguientes deberes:

• Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

• Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.

• Designar un área que asuma la función de protección de datos personales, la cual dará trámite a las solicitudes de los titulares.

• Insertar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos días hábiles siguientes al recibo del reclamo completo, cuando se realice esta solicitud por parte de un titular.

• Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

• Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

• Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

• Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.

• Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.

• Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.

• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.

• Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

• Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.

• Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

• Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad o detalles del dato personal.

• Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas.

XIII.       DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN

Los titulares de datos personales tienen derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar los datos personales frente a ULTRASONIDOESTUDIO S.A.S., o ejercer el derecho frente a quien haya recibido los datos como resultado de la transferencia de los mismos.
  Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

• Solicitar prueba de la autorización otorgada a ULTRASONIDOESTUDIO S.A.S., salvo cuando expresamente se exceptúa como requisito para el tratamiento.

• Ser informado por ULTRASONIDOESTUDIO S.A.S., o por el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les hayan dado a los datos personales.

• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones al régimen de protección de datos personales.

• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato personal cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

• Acceder en forma gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

• Preguntar por los tiempos de conservación y eliminación de la información, actualizar los datos.

XIV.       PROCEDIMIENTOS

Se definen a continuación los procedimientos de consultas y reclamos que deberá iniciar el titular de acuerdo con su interés o necesidad.

Los canales para atención de procedimientos son únicamente los siguientes: a través del correo electrónico: administrativo@ultrasonidoestudio.com o remitiendo la comunicación por medio físico a la dirección: CR 76 A 45 C 70 IN 302 (Medellín, Colombia)

1. Consultas: Los titulares o sus causahabientes, podrán consultar la información personal del titular que repose en cualquier base de datos que se encuentren bajo administración de ULTRASONIDOESTUDIO S.A.S., quien actúa como encargado del tratamiento de los datos.

Al realizar su solicitud de consulta, deberá presentar los siguientes documentos:

• Si se trata del titular: Adjuntar copia del documento de identidad (C.C., T.I., C.E. o pasaporte).
• Si se trata del causahabiente: Documento de identidad, registro civil de defunción del Titular, documento que acredite la calidad en que actúa y el número del documento de identidad del titular.
• Si se trata de un representante legal y/o apoderado: Documento de identidad válido, poder que lo faculte para el trámite y el número del documento de identidad del titular.

Según el artículo 14 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, la consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

• Reclamos: De acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en las bases de datos de ULTRASONIDOESTUDIO S.A.S. debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo a través de los canales de información dispuestos por ULTRASONIDOESTUDIO S.A.S. Dicho reclamo será tramitado bajo las siguientes reglas:

• Al realizar su solicitud de reclamo, el titular deberá presentar los siguientes documentos: Si se trata del Titular: Adjuntar copia del documento de identidad (C.C., T.I., C.E. o pasaporte). Si se trata del causahabiente: Documento de identidad, registro civil de defunción del titular, documento que acredite la calidad en que actúa y el número del documento de identidad del titular. Si se trata de un representante legal y/o apoderado: Documento de identidad válido, poder que lo faculte para el trámite y el número del documento de identidad del titular.

• El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a ULTRASONIDOESTUDIO S.A.S., con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. La solicitud debe indicar la intención de que se actualice, rectifique o suprima su información personal de las bases de datos de ULTRASONIDOESTUDIO S.A.S. o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de sus datos personales. Así mismo, la solicitud debe realizarse identificando claramente su nombre, el número de su documento de identidad y los datos de contacto (teléfono y un correo electrónico actualizados).

• Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

• Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

• El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

• Requisito de procedibilidad: De acuerdo con lo establecido en el artículo 16 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante ULTRASONIDOESTUDIO S.A.S.

XV.        SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

ULTRASONIDOESTUDIO S.A.S. ha adoptado medidas de seguridad razonables para proteger la información de los titulares e impedir el acceso no autorizado a sus datos o cualquier modificación, divulgación o destrucción no autorizada de los mismos.

El acceso a los datos personales está restringido con privilegios de acceso y contraseña a aquellos empleados, contratistas, representantes y agentes de la marca encargados del tratamiento de los datos y que necesitan conocer los mismos para desempeñar sus funciones y desarrollar la actividad de ULTRASONIDOESTUDIO S.A.S.

ULTRASONIDOESTUDIO S.A.S. no permite el acceso a la información por parte de terceros en condiciones diferentes a las anunciadas, a excepción de un pedido expreso del titular de los datos o personas legitimadas, de conformidad con la normatividad nacional.

No obstante lo anterior, ULTRASONIDOESTUDIO S.A.S. no será responsable por ataques informáticos y en general cualquier acción que tenga como objetivo infringir las medidas de seguridad establecidas para la protección de los datos personales e información diferente a estos, contenida en sus equipos informáticos o en aquellos contratados con terceros.

ULTRASONIDOESTUDIO S.A.S. hace todo lo posible para que su sitio web y todas las herramientas de recolección y almacenamiento de datos sean seguras, pero es necesario que el titular se abstenga de: (i) crear cuentas o diligenciar formularios para otras personas sin su autorización; (ii) compartir sus datos de acceso, en caso que esto aplique; (iii) permitir el acceso a su cuenta por terceras personas; (iv) remitir información que no sea estrictamente necesaria para las finalidades contempladas en la presente política o de terceras personas sin su autorización; (v) suministrar información falsa, incorrecta o desactualizada.

ULTRASONIDOESTUDIO S.A.S. se reserva, en los eventos contemplados en la ley y en sus estatutos y reglamentos internos, la facultad de mantener y catalogar determinada información que repose en sus bases o bancos de datos, como confidencial de acuerdo con las normas vigentes, sus estatutos y reglamentos.

ULTRASONIDOESTUDIO S.A.S. procederá, en caso de que aplique y de acuerdo con la normatividad vigente y la reglamentación que para tal fin expida el Gobierno Nacional, a realizar el registro de sus bases de datos, ante El Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) que será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio. El RNBD, es el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país; y que será de libre consulta para los ciudadanos, de acuerdo con la normatividad que para tal efecto expida el Gobierno Nacional.

XVI.       PERIODO DE VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS Y LA POLÍTICA

Las bases de datos de ULTRASONIDOESTUDIO S.A.S. tendrán un periodo de vigencia que corresponda a la finalidad para el cual se autorizó su tratamiento o en su defecto, ochenta (80) años.

Adicionalmente, la presente política rige a partir del 1 de junio de 2023 y deja sin efectos los reglamentos o manuales especiales que se hubiesen podido adoptar de forma previa por ULTRASONIDOESTUDIO S.A.S.

XVII.     MODIFICACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN

ULTRASONIDOESTUDIO S.A.S. informa que cualquier cambio sustancial a la presente política se comunicará oportunamente a los titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto.